협조처 / 수신처 기능 사용하기

이 기능은 콜러베이트 비즈니스 에디션에서 사용할 수 있으며 콜러베이트 관리자는 수신처(CC) 및 협조처(그룹 CC) 기능을 활성화 할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 협조처, 수신처 기능을 활성화 해야합니다. 관련 도움말을 보려면 여기를 클릭하십시오.

사용자는 "수신처"로 개별 사용자를 참조 탭에 추가할 수 있습니다. 또한 사용자 그룹이 프로세스를 보길 원하면 조직을 "협조처"에 추가 할 수 있습니다. 자세한 내용은 아래를 참조하십시오. 

수신처 사용하기:

전자결재 워크플로우 프로세스를 시작할 때 상신자는 수신처 탭을 사용하여 개별 사용자가 프로세스를 참조할 수 있도록 합니다. 회원을 추가하려면 프로세스를 보려는 개인의 사용자 이메일 ID를 입력하십시오. 또는 사용자 이름을 입력 할 수 있습니다. 추가된 협조처 담당자는 전자결재 문서가 마지막 승인자로부터 최종 승인 후 승인된 문서 및 결재내역을 전달받게됩니다. 가령, 구매품의서의 경우 구매부 담당자를 수신처로 지정하면 승인 후 구매부 담당자에게 자동으로 전달됩니다.

주의: 이 탭에 그룹 메일을 추가해도 작동하지 않습니다. 아래 "협조처" 사용방법을 참조하십시오. 

협조처 사용하기:

협조처를 사용하려면 도메인 관리자가 G 스위트 관리자 콘솔상에서 우선 해당 그룹 이메일을 생성해야 합니다. 그런 다음 콜러베이트 관리자 메뉴에서 관리자는 "사용자"와 "조직도"를 모두 동기화해야합니다.

관리자가 "조직"탭으로 가서 방금 생성 한 그룹 이메일을 원하는 조직에 설정합니다. 이렇게 그룹메일이 조직에 설정되면 상신자가 특정 그룹에 프로세스를 공유하도록 하기 위해 협조처 탭에 조직을 추가 할 수 있습니다.

주의: 그룹 전자 메일이 설정되지 않은 경우 조직을 그룹화 할 수 없습니다. 

G 스위트 관리 콘솔에서 그룹 이메일 생성 후,  콜러베이트 관리자가 상기와 같이 조직도와 사용자를 동기화해야합니다.

그룹 이메일이 조직에 설정되면 상신자는 해당 조직을 협조처에 추가할 수 있습니다. 추가된 수신처 부서는 전자결재 문서가 마지막 승인자로부터 최종 승인 후 승인된 문서 및 결재내역을 전달받게됩니다. 가령, 구매품의서의 경우 구매부를 수신처로 지정하면 승인 후 구매부 그룹에게 자동으로 전달됩니다.

참고 사례: 조직도에 협조처 추가하기

상기 예제와 같이 G 스위트 관리자 콘솔상의 하부조직(OU)이 있으며,  존과 메리가 "US Sales" 상기 OU에 속해 있다고 가정합니다. 또한, ussalesexample@example.com 이라는 G 스위트 그룹스 이메일이 있으며 여기에 스티브와 마이클이 멤버로 속해 있다고 가정합니다.

만약 콜러베이트 협조처로 그룹스 이메일과 동일한 ussalesexample@example.com를 지정할 경우 협조차와 그룹스 이메일간에 다른 공유 권한이 성정됩니다.

즉, 상기 이메일을 전자결재 진행 시 협조처로 지정할 경우 스티브와 마이클은 전자결재 승인 완료 후 알림을 받게되지만 콜러베이트 프로세스를 확인할 수 없습니다. 

반면 "US Sales" OU에 속하는 존과 메리는 이메일 알림을 받을 수 없으나 콜러베이트 전자결재 내역 "결재협업 > 수신/협조 문서함"에서 확인할 수 있습니다. 

따라서, 협조처와 그룹스 이메일에 속하는 멤버를 동일하게 구성 하는것이 상기와 같은 혼선을 줄이는 가장 좋은 방법입니다.