コミュニケーションメール・テンプレートの編集方法

• プメールテンプレート

Collavateでは、ユーザーと管理者は、メールのテンプレートをカスタマイズし、プロセスデーターを表示できます。また、メールのテンプレートをカスタマイズできます。

• ビジネスエディションの管理者は、管理者機能を使い、メールのテンプレートを使えます。
• 個人でGmailやチームで使用している場合、マイアカウントからメールのテンプレートをカスタマイズできます。通知をクリックしてください。

メールのテンプレートには3つのカテゴリーがあります。

1. プロセスのためのテンプレート
2. プロセス修正のためのテンプレート
3. 投稿を通知するテンプレート

それぞれのテンプレートで、それぞれの通知に対してテンプレートをカスタマイズできます。それぞれのメールテンプレートカテゴリーにテンプレートの作成の仕方を説明します。カテゴリーのテンプレートをカスタマイズするのは、それぞれほとんど同じやり方です。

• プロセスのためのメールとプロセス修正のためのテンプレートのカスタマイズ

はじめに、「メールのテンプレートの編集」をクリックし、「新しいドキュメントをレビュー」通知をします。以下のスクリーンショットを使って、それぞれの機能を説明します。

1. オートフィルバリューライブラリーには、いくつかのプロセスのバリアントがあります。これらのバリアントをメールのなかにそのバリューをクリックしていれることができます。メールが送られると、その統計の中に、プロセスの変数が置き換わります。このスクリーンショットでは、 ${senderEmail} と $(title)をタイトルに選びました。これらのバリューは、現在のメールの通知には現れません。かわりにタイトルに、現在の送信者と進行したファイルの名前が入ります。オートフィルバリューとはこのようなものです。
2. 下の例は、お知らせに対する電子メールのタイトルの変更です。 タイトルにプロセス変数を含めることができます。
3. メールの内容を修正することができます。
4. "サンプル プレビュー"を押して変更後のメールテンプレートをあらかじめ見ることができます。
5. 保存をクリックして変更されたテンプレート内容を保存します。
6. 再設定を押すと、メールのテンプレート初期値に戻すことができます。
7. 最後に変更され保存されたメールのテンプレート日付を確認することができます。

• プロセスの変更

メールテンプレートの処理と同様に"メールテンプレ―トの編集"をクリックして"投稿またはコメントに誰かがコメントしています"という通知を表示します。次のスクリーンショットで、機能を説明します。

1. オートフルライブラリーとは、投稿にかんする変数を意味します。変数を選択しメールのタイトルや本文に追加することができます。メールが送信されると選択したオートフィルライブラリーの内容が表示されます。
2. 通知に対するメールのタイトルを変更できます。もし変数をタイトルに含めるならば、変数を投稿できます。
3. メール本文部分にどのような内容を入れるか修正することができます。

オートフィルバリュー一覧

電子決裁及び電子決裁の修正のためのオートフィルバリューライブラリーについての説明は以下の内容を参考にしてください。

$ {title} - 電子決裁ファイルの名前を意味します。

$ {processURL} - 電子決裁に対するURLを意味します。

$ {processType} - 提出者が設定した電子決裁のタイプを意味します。

$ {status} - 電子決裁状態(検討、承認または拒否)を意味します。

$ {senderName} - 電子決裁を送ったユーザーの名前を意味します。

$ {senderEmail} - 電子決裁を送ったユーザーの電子メールを意味します。

$ {senderComment} - 使用者が作成した意見を意味します。

$ {submitDate} - 電子決裁提出日を意味します。

$ {reviewerEmail} - 承認者の電子メールを意味します。

$ {reviewerName} - 承認者の名前を意味します。

$ {reviewerComment} - レビューアーが作成したすべての意見を意味します。

$ {reviewerDate} - 使用者が電子決裁を検討した日付を意味します。

$ {editorName} - 電子決裁を編集したユーザーの名前を意味します。

$ {editorEmail} - 電子決裁を編集したユーザーのメールを意味します。

$ {resetDate} - 電子決裁が再設定された日付を意味します。

投稿に対するオートフィルバリューライブラリキー

$ {senderName} - 言及したユーザーの実際の名前を意味します。

$ {senderEmail} - 私に言及したユーザーの電子メールを意味します。

$ {postURL} - ユーザーのお知らせに対する直接リンクを提供します。

$ {commentorName} - 掲示物にコメントを作成した人の名前を意味します。

$ {commentorEmail} - 掲示物にコメントを作成した人のメールを意味します。

$ {groupName} - グループ名を意味します。

$ {groupURL} - 使用者にグループに対する直接リンクを意味します。

* オートフィルバリューライブラリー 参考事項:

• オートフィルバリューを含めるように選択できます。
• オートフィルを使用しても、該当するデータがない場合は電子メールに表示されません。 たとえばユーザーが$ {reviewerComment}を使用し、承認者がコメントをしなければ$ {reviewerComment}は内容が無いのでメール上には含まれません。